domingo, setembro 15, 2013

COMO FAZER DA EQUIPE UM SUCESSO


As equipes de sucesso são extremamente eficazes
As equipes de sucesso são extremamente eficazes
O trabalho em equipe já é algo complexo e com variáveis das mais diversas naturezas, mas existe algum caminho a se trilha? Podemos seguir determinados procedimentos que façam que a consequência seja o sucesso da equipe? As equipes de sucesso são extremamente eficazes. 

As equipes altamente eficazes têm propósitos e objetivos claros e seus membros se comunicam abertamente num clima de respeito mútuo e confiança, os membros das equipes de alto desempenho são seguros sobre a razão da sua existência, sabem o que estão fazendo e a importância de fazê-lo com responsabilidade e eficiência. 

Embora essas equipes possam ter um líder, as responsabilidades da liderança são compartilhadas entre seus membros e variam de tarefa para tarefa, e percebam que mencionamos as responsabilidades da liderança, mas nunca a própria liderança, que precisa ser muito bem definida. 

As tarefas e responsabilidades obedecem às aptidões e disponibilidade de cada um, sem centralização de atividades. Todos se ajudam mutuamente a fim de adquirirem novas habilidades/competências. A equipe trabalha junta, unindo forças, dividindo angústias, aflições, alegrias, esperanças e somando resultados, assim ao final o sucesso é de todos. 

As equipes de alto desempenho devem possuir procedimentos eficientes para implementar novas decisões, compartilhar recursos, incentivar a criatividade de seus membros, trazer problemas à tona a fim de resolvê-los. 

Uma sinergia deve ser estabelecida com base nas diferenças existentes entre os membros da equipe. Nesse contexto deve haver flexibilidade, adaptação fácil às mudanças e disposição para estarem continuamente aprendendo e se aperfeiçoando. 

Algumas características devem ser observadas para se constituir verdadeiramente uma equipe de alto desempenho e de sucesso, e ao analisá-las é importante ter em mente que elas estão inter-relacionadas. Vamos inicialmente conhecer as características de uma equipe de sucesso. 

Características 
A comunicação é a base do trabalho em equipe e, para tanto, ela deve ser aberta, clara e honesta. A comunicação possui papel importantíssimo em qualquer trabalho em equipe. Ela é responsável pela ciência das informações, pela troca de informações, pelas soluções e não podemos nos esquecer das desavenças. As desavenças são fruto de uma má comunicação, ou de uma comunicação dúbia ou até mesmo de uma falta de comunicação. 

Pois, quando as pessoas não conseguem expressar seus sentimentos e pensamentos, as decisões serão tomadas com base em dados incompletos, assim, não deve haver ruídos na comunicação, fofocas, sentimentos ruins ou coisa parecida. Quando os problemas não são trazidos à tona e resolvidos, gera-se empecilho para o alcance do sucesso. 

Como nos diz Lenilson Naveira e Silva em seu livro Líder Sábio “... sem o “feedback” cuidadoso e honesto as pessoas, os indivíduos e a equipe não aprendem e não se aperfeiçoam” (1998, p.81). Nós temos a obrigação de procurar saber se a comunicação foi bem recebida e mais, se foi bem entendida, pois como aprendemos desde nossos tempos de escola, quando alguém não entende uma mensagem ou informação, o problema não é de quem ouviu, mas sim de quem falou. Então tome cuidado e faça uso do feedback, porque através dele conseguiremos identificar falhas, má interpretação e até mesmo de não entendimentos. 

Por incrível que pareça, a vergonha dos membros de uma equipe tem papel determinante do não entendimento. Estranho não? Mas essa é uma afirmação verdadeira. Por muitas vezes, as pessoas tem vergonha de reconhecer que não entenderam e não questionam, não indagam, não expõe sua dúvida. Isso causa um transtorno enorme e pode gerar impactos negativos numa equipe. 

Então quando não entender ou até mesmo julgar que entendeu, confirme com o emissor da mensagem se é isso mesmo, como por exemplo, questione algo do tipo: “... Deixa ver se entendi... é isso...?” Só assim poderemos ter certeza do entendimento da mensagem. E você que emitiu a mensagem ou informação, peça ao receptor que repita o que entendeu, só assim teremos a certeza de que o entendimento é o que gostaríamos que tivesse ocorrido. Como podem ver o “feedback” é vital nesse processo de comunicação. 

A participação de todos ativamente deve ser estimulada pelo líder e as discussões providas devem ser desprovidas de preconceitos. Toda contribuição é importante e deve ser valorizada, pois mesmo aquela aparentemente boba e sem sentido pode ser mais tarde a solução para algum conflito. 

A escuta ativa deve ser o grande aliado da comunicação eficaz. O respeito às diferenças deve ser uma das regras estabelecidas para garantir a condução harmoniosa dos trabalhos. É preciso rever toda uma cultura e novos valores para entender que nada deve ser feito às escuras, às escondidas e sim, exposto à apreciação de todos com objetivo de análise. O conflito, porventura, existente deve ser referente a ideias e não, a pessoas. 

A liderança compartilhada não é imposta por “status” ou posição hierárquica, até porque não seria liderança e sim seria poder. O líder, nesse contexto, atua como facilitador entre os membros da equipe, delegando poderes e tarefas numa rotatividade quando diferentes membros assumem de forma transitória e circunstancial a liderança, dependendo da tarefa a ser desempenhada e das necessidades emergentes. Para Lenilson Naveira e Silva “... liderança compartilhada significa que todos os membros da equipe são responsáveis por todas as seguintes práticas de liderança: inspirando uma visão compartilhada; desafiando o processo; capacitando os outros a agirem; encorajando a emoção e modelando o caminho” (1998, p.82). 

Toda equipe possui uma missão e visão compartilhadas, traduzidas em objetivos específicos. Todos os membros devem estar voltados para o interesse coletivo, garantindo o compromisso, a perseverança e a persistência entre eles, já que, a equipe foi traçada em conjunto. Os líderes devem certificar-se do verdadeiro envolvimento dos membros na definição dos objetivos. 

As funções e responsabilidades de cada membro tais como: desempenhar com eficiência a sua função e conhecer bem a função de seu colega para entender como funciona o processo; oferecer suporte quando necessário, e identificar a importância do seu papel para o andamento do ciclo, devem não só ser esclarecidas a todos, como também, ser baseadas nas potencialidades individuais. 

Outro ponto relevante numa equipe é a organização. A organização constitui um elemento de fundamental importância para uma equipe de alto desempenho. Todos seus protocolos, procedimentos e políticas devem ser definidos desde o começo. Uma estrutura organizada permitirá que seja possível atender às exigências de qualquer tarefa que se tenha de executar. 

Como se trata de trabalho envolvendo pessoas diferentes, de culturas e valores diferenciados e que possuem opinião própria, poderão surgir discordâncias, o que não significa ser ruim ou destrutivo. A equipe deve lidar com os conflitos existentes abertamente, deve reconhecê-lo e tentar resolvê-lo por meio de uma discussão honesta envolvida pela confiança mútua. Na verdade, a equipe de sucesso tem entre seus membros, encorajamento mútuo à exposição a riscos, além de assumirem juntos os resultados, também aprendem com seus erros. No ambiente atual de mudanças e transformações, os membros das equipes precisam pensar, avaliar e concordar antes de agir, assim, estarão aprendendo com suas ações e se aperfeiçoando cada vez mais. É da diferença que vem o movimento. 

É do movimento que vem a evolução. A equipe deve sempre funcionar de forma criativa para aproveitar novos membros com o objetivo de preencher lacunas que surgir em no decorrer do processo, aproveitando novas habilidades. Nesse contexto os membros das equipes compartilham responsabilidades e desempenham funções diferentes quando necessário. Também assumem riscos calculados, experimentando novas fórmulas e procedimentos com o objetivo de dinamizar os trabalhos de forma eficiente, preparados, para o difícil percurso a seguir, e empenhados em acertar. Para tanto, deve haver uma grande concentração na busca dos resultados e todos devem oferecer “feedback” mútuo e estimular-se constantemente. 

Todos devem ser flexíveis quando discutirem problemas, procedimentos e resultados na tomada de decisões. A visão comum e a concentração nos resultados, aliadas a objetivos claros e bem definidos, fornecem respaldo para a definição de prioridades e tomada de decisões. Os resultados devem ultrapassar às expectativas dos membros referentes ao tempo, orçamento e à qualidade. 

Toda equipe de sucesso deve estar, constantemente, se autoanalisando a fim de perceber o andamento das atividades, e os problemas de desempenho e operacionais. O aperfeiçoamento contínuo e o gerenciamento são elementos fundamentais para norteamento do trabalho. A identificação do problema é o primeiro passo para a equipe unir forças, interagir e progredir superando os desafios. 

Elementos que Caracterizam uma Equipe de Sucesso -Missão e metas claras 
-Riscos calculados 
-Resultados obtidos 
-Funções e responsabilidades 
-Organização 
-Potencialidades individuais 
-Liderança 
-Criatividade 
-Comunicação clara 
-Solução dos conflitos 
-Decisões objetivas e transparentes 
-Auto avaliação 

Requisitos Básicos que uma Empresa Deve Fornecer às suas Equipes 
-Ter um conjunto de objetivos claramente definidos. 
-Passar uma mensagem consistente sobre o que se espera que cumpram. 
-Basear o sistema de premiações (estímulo) no desempenho da equipe, bem como no desempenho individual (“sistema de premiações” significa os prêmios menos tangíveis, como elogios, perspectivas de promoção e a oportunidade de exercer influência, assim como dinheiro). 
-Dar retorno sobre o desempenho da equipe. O tempo todo, de modo honesto e positivo. 
-Levar em conta o impacto no funcionamento da equipe antes de deslocar ou substituir as pessoas. 
-Garantir que a equipe mais experiente (também a diretoria e a equipe administrativa), dê bons exemplos de trabalho em grupo. 
-Fornecer os recursos solicitados pela equipe para atingir suas metas. 
-Apoiar os líderes da equipe. 
-Oferecer treinamento quando necessário. 
-Criar canais de comunicação formais para que se evite a “fofoca”, que corrobora bastante com a desunião das equipes. 

Existem várias técnicas para nos auxiliar na transformação da nossa equipe em uma equipe de sucesso, como por exemplo: a técnica do “brainstorming”, processo estruturado de resolução de problemas / tomada de decisões, geração de planos de ação, geração de um plano de desempenho eficiente (PDE), “flipcharts” e murais. 

Todas as técnicas são importantes e tem uma determinada finalidade bem específica, vamos nos ater a duas delas, a do processo estruturado de resolução de problemas / tomada de decisões e ao PDE. 

O processo estruturado de resolução de problemas / tomada de decisões tem por finalidade determinar procedimentos na condução de conflitos ou problemas na equipe. Existe uma infinidade de formas e composições do processo, mas na grande maioria das empresas e de equipes encontramos os seguintes estágios: 

Estágio Um: Definição do problema 
Um enorme esforço de pessoas diferentes é desperdiçado na equipe, com diferentes percepções sobre qual é, de fato, o problema. É bastante útil pedir a todos para parafrasearem as instruções que o líder forneceu sobre o problema. Desse modo, os mal entendidos e as novas perspectivas são colocados para que todos possam analisá los. 

Estágio Dois: Apresentação da base 
Nessa fase, todos devem disponibilizar as informações de experiências que achem importantes para o problema. Muito do que se apresenta pode ter aparecido antes da sessão de resolução de problemas. Considera-se de particular importância aqui qualquer tipo de restrição ao processo de resolução de problemas, por exemplo: a solução deve ser de baixo custo ou ser capaz de ser implantada imediatamente. 

Estágio Três: Criação de ideias 
Este é o estágio do brainstorming, uma das técnicas citadas acima, que em linhas gerais é a criação do maior número de ideias o mais rapidamente possível, por um grupo de pessoas. Existem mais detalhes, mas não citaremos nesse curso, apesar de ser extremamente importante, vale a leitura. 

Estágio Quatro: Agrupamento de ideias 
Isso será melhor executado por um ou dois componentes da equipe, e posteriormente reapresentado a todos. Essencialmente, trata-se de fazer com que o brainstorming sem estruturação torne-se um conjunto de opções ordenadas e coerentes. 

Estágio Cinco: escolha da(s) ideia(s) 
Nesse ponto, a tarefa da equipe consiste em avaliar as ideias de maneira lógica, uma vez dadas todas as informações, e selecionar uma ou mais ideias que os membros considerem como soluções práticas e efetivas. Devem ser determinados os prós e os contras de cada ideia. O processo será a combinação entre eliminar as soluções inválidas e destacar as promissoras. 

A vantagem desse estágio, do ponto de vista da preparação de uma equipe, é que fornece um espaço para discussões separadas, durante as quais os membros da equipe compreendem mais sobre as perspectivas, habilidades e estilo de raciocínio de cada um. Também incentiva a abertura de argumentos, assim como o debate de assuntos em vez de personalidades. A fim de alcançar esses benefícios, (para todas as equipes, exceto as mais maduras), ela precisa ser bem presidida ou orientada. 

Estágio Seis: compromisso de verificação 
Assim que houver uma pequena lista de ideias, a equipe precisa reservar tempo em separado, a fim de considerar até que ponto existe compromisso dentro da equipe com relação a cada ideia, e também como irão reagir as pessoas externas ao grupo. 

As vantagens do estágio seis, do ponto de vista da preparação de uma equipe, é que incentiva a equipe a reconhecer os sentimentos e ajuda a evitar pautas ocultas, que, com frequência, têm raízes nos sentimentos das pessoas.


Fonte:  -PORTA EDUCAÇÃO

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